携帯販売のスタッフを専門とした人材派遣事業をおこなう株式会社ウィル（本社：神奈川県横浜市 代表取締役：大坪 誠、以下当社）は、在宅勤務におけるコミュニケーション不足やストレス緩和、情報共有を目的として「オンライン雑談ルーム」と「オンライン全体会議」を2020年5月8日より開始しました。
新型コロナウイルス感染症（COVID-19）による外出自粛要請を受け、当社は在宅勤務を2020年4月9日より開始しました。もともと、コミュニケーションを徹底的に行いながら仕事を進めていく文化のある当社では、在宅勤務時の情報共有をスムーズに行う取り組みとして、「部署ごとのオンライン会議」を毎日1時間ほど実施していました。
しかし、在宅勤務の開始から1週間も経つと、これまで出社時はできていた仕事のちょっとした打ち合わせや情報共有、雑談を、部署を超えて実施できないことに不便を感じることも多くなりました。また、一人暮らしの社員も全体の4割おり、人との関わりが減ったことで心身に不調をきたすことを予防したいと考えました。
■在宅勤務時は「積極的なコミュニケーション」が鍵。オンライン雑談ルームと全体会議で仕事の進捗をスムーズに
そこで、まず2020年4月21日より開始したのが、コミュニケーション不足や在宅勤務のストレスを緩和するための「オンライン雑談ルーム」です。社員なら誰でも参加可能なオンライン会議室を平日の13時～15時の間で設定し、業務進捗の共有や相談、雑談、プライベートの話など、どんな内容でも自由に同僚と話ができる場を設置しました。
その後、「オンライン雑談ルーム」の取り組みにより、在宅勤務で仕事をスムーズに進めるためには、「話す」コミュニケーションを積極的にとることが大切だと感じたため、毎週月曜日と木曜日に１時間、営業部など会社の売り上げに関連する部署の社員が集まって「オンライン全体会議」を実施することが決定しました。「オンライン全体会議」は2020年5月8日より開始し、情報共有や現在の課題など、オンライン雑談ルームやメール、LINEでは解決しきれないものを全体会議で扱い、話し合いの中で解決するようにしました。
■全社員が課題を把握し、「今すべきこと」を考え実施することで、業務スピードがアップ
これらの取り組みにより、在宅勤務でも各部署の現状や課題感を全社員が把握することができ、「今何をやるべきか」を的確に考えることができるようになりました。その結果、全体会議などをもとに考えた施策を各部署のミーティングに反映させたり、現在進めている仕事に生かしていくことで、どうしてもスピードが遅くなりがちな在宅勤務時の業務スピードをアップさせることができました。
また、当社の事業を支える派遣スタッフへのフォローも、イレギュラーな状況だからこそ丁寧に行う必要があると考えていますが、オンラインでの雑談ルームや全体会議を設定したからこそ、派遣先の状況や派遣スタッフの心境などを適切に把握することができ、最適なタイミングで派遣スタッフの不安や懸念点を取り除けるフォローを行うことができたと考えています。
しかし、在宅勤務の開始から1週間も経つと、これまで出社時はできていた仕事のちょっとした打ち合わせや情報共有、雑談を、部署を超えて実施できないことに不便を感じることも多くなりました。また、一人暮らしの社員も全体の4割おり、人との関わりが減ったことで心身に不調をきたすことを予防したいと考えました。
■在宅勤務時は「積極的なコミュニケーション」が鍵。オンライン雑談ルームと全体会議で仕事の進捗をスムーズに
そこで、まず2020年4月21日より開始したのが、コミュニケーション不足や在宅勤務のストレスを緩和するための「オンライン雑談ルーム」です。社員なら誰でも参加可能なオンライン会議室を平日の13時～15時の間で設定し、業務進捗の共有や相談、雑談、プライベートの話など、どんな内容でも自由に同僚と話ができる場を設置しました。
その後、「オンライン雑談ルーム」の取り組みにより、在宅勤務で仕事をスムーズに進めるためには、「話す」コミュニケーションを積極的にとることが大切だと感じたため、毎週月曜日と木曜日に１時間、営業部など会社の売り上げに関連する部署の社員が集まって「オンライン全体会議」を実施することが決定しました。「オンライン全体会議」は2020年5月8日より開始し、情報共有や現在の課題など、オンライン雑談ルームやメール、LINEでは解決しきれないものを全体会議で扱い、話し合いの中で解決するようにしました。
■全社員が課題を把握し、「今すべきこと」を考え実施することで、業務スピードがアップ
これらの取り組みにより、在宅勤務でも各部署の現状や課題感を全社員が把握することができ、「今何をやるべきか」を的確に考えることができるようになりました。その結果、全体会議などをもとに考えた施策を各部署のミーティングに反映させたり、現在進めている仕事に生かしていくことで、どうしてもスピードが遅くなりがちな在宅勤務時の業務スピードをアップさせることができました。
また、当社の事業を支える派遣スタッフへのフォローも、イレギュラーな状況だからこそ丁寧に行う必要があると考えていますが、オンラインでの雑談ルームや全体会議を設定したからこそ、派遣先の状況や派遣スタッフの心境などを適切に把握することができ、最適なタイミングで派遣スタッフの不安や懸念点を取り除けるフォローを行うことができたと考えています。
そして、今回の在宅勤務期間中に営業から派遣スタッフの採用まで、あらゆる業務フローをオンラインで実施できる体制を整えることができ、アフターコロナの時代を見据えた体制づくりを行うことができました。
当社では今後のアフターコロナの時代において、「人材の採用」領域においてもオンライン化が進み、テレビ会議システムを利用した採用面接が増加すると考えています。アフターコロナの時代に主流となるであろう、テレビ会議システムを活用した採用面接についても、積極的なコミュニケーションを意識して行うことで、優秀な人材の獲得を目指したいと考えています。
当社では今後のアフターコロナの時代において、「人材の採用」領域においてもオンライン化が進み、テレビ会議システムを利用した採用面接が増加すると考えています。アフターコロナの時代に主流となるであろう、テレビ会議システムを活用した採用面接についても、積極的なコミュニケーションを意識して行うことで、優秀な人材の獲得を目指したいと考えています。
【会社概要】
会社名: 株式会社Will（株式会社ウィル）
代表者: 代表取締役 大坪 誠
所在地: 神奈川県横浜市西区北幸1-11-15 横浜STビル14F
設 立: 2000年1月27日
事 業: 携帯販売を専門とした人材派遣事業、セールスプロモーションの企画・制作・運営・管理業務 ほか
資本金: 1,000万円
U R L： https://will7777.co.jp/
認 定： 一般労働者派遣事務所許可番号 （派14-01-0231）
職業紹介事業 （14-ユ-300135）
会社名: 株式会社Will（株式会社ウィル）
代表者: 代表取締役 大坪 誠
所在地: 神奈川県横浜市西区北幸1-11-15 横浜STビル14F
設 立: 2000年1月27日
事 業: 携帯販売を専門とした人材派遣事業、セールスプロモーションの企画・制作・運営・管理業務 ほか
資本金: 1,000万円
U R L： https://will7777.co.jp/
認 定： 一般労働者派遣事務所許可番号 （派14-01-0231）
職業紹介事業 （14-ユ-300135）
