“社内コミュニケーション活性化”と“情報共有”がカギ 独自の取り組みにより１年で離職率が約10％ダウン ハード面「オフィスリニューアル」とソフト面「独自制度」で改善

オフィスの移転や開設などに伴うコンサルティングを行う株式会社ＭＡＣ（マック）オフィス（本社：東京都千代田区、代表：池野衛）は、独自のWEO（WORK ENVIRONMENT OPTIMIZATION＝働く環境の最適化）に基づいたオフィス移転のトータルマネジメントや、設計・レイアウト変更を行っています。
当社は、2018年度14.0％だった離職率が、情報の共有と社内コミュニケーション活性を促す独自の取り組みにより、2019年度は4.7％に改善されたことを６月12日に発表しました。

左：リニューアルしたオフィス（デザイン部）　
右：ファミレスブースはミーティングやランチなど様々なシーンで活用

【ハード面での離職防止】オフィスリニューアルで社内コミュニケーション活性化
社員からの意見を社長に直接提案できる「ダイレクトアピール制度」をきっかけに、1月31日に自社オフィスをリニューアル。目的は、社内コミュニケーションが取りやすいレイアウトにすること。当社が掲げるWEO（働く環境の最適化）の実現、そして在席率が低い営業部門、施工監理部門でフリーアドレスを適用したグループフリーアドレスの導入など事業で培ったノウハウを詰め込んだオフィスになりました。リニューアル前は、各部署が縦一列に並んだ状態で部署間のコミュニケーションが取りにくい状態でしたが、リニューアル後はデザイン部の配列を横に変えたことにより、各部署からデザイン担当者へのアクセスがとりやすくなりました。また、以前は1カ所しかなかったミーティングスペースを、リニューアル後は窓際の柱をうまく活用してエリア区分し、6カ所確保。オフィスの入り口近くにファミレスブースを設けることで、社員同士が集まる場所が増えました。リニューアル後の社内アンケートでは、約97％の社員が「自分から話しかけたり、他の人から話しかけられたりする機会が増えた」「その日座ったデスクで、近くの人たちと話す機会が増えた」「個人用ロッカー周りでの会話が増えた」など、社内コミュニケーションが円滑になったと答えています。

【ソフト面での離職防止（1）】　社内コミュニケーションを活性化するための独自制度
当社では現在、新卒採用は行っておらず、第二新卒を中心とした中途採用をしています。同期入社がいない事で、社員同士の交流が希薄になってしまうことが課題でした。そこで、社員同士や上司とのコミュニケーション不足の解消を最優先課題とし、下記の独自制度を2018年より実施。定着率の向上に効果を発揮しています。

月1面談…チーム内で月1回、30分程度の面談を実施。困りごとや悩みを共有して解決を図ります。また、半年ごとの人事評価の際、本人の評価と上司（会社）の評価にズレが生じないよう、チェックし軌道修正するという役割も担っています。
ダイレクトアピール制度…社員のアイデアや意見を社長に直接提案できる制度。この制度がきっかけで、1月末に「社員同士のコミュニケーション活性化」を促すオフィスへとリニューアルしました。
懇親会費用補助…部署を超えたメンバーが集まり、食事に行った場合一人あたり5000円の費用補助が会社から支給される制度。できるだけ仕事以外の話をすること、会社への申請方法として集合写真を取ることが条件。
社内チョイ飲み…休前日の就業時間終了後、冷蔵庫に用意されているビール、ハイボール、オレンジジュースが自由に飲める制度。社内のソファスペースを活用し、社外では話しにくい内容でもリラックスして話すことができます。

「社内チョイ飲み」でも利用されるソファスペース

【ソフト面での離職防止（2）】「業務可視化プロジェクト」「ジョブローテーション」で有給休暇取得率が向上
当社では、3 年前より「誰かが突然１カ月休むことになっても、業務に支障がないような仕組みづくりをしよう」と、 各自の業務についてマニュアルを作成し「業務可視化プロジェクト」を推進。マニュアルは業務内容ごとにパソコン画面のキャプチャーを撮ってコメントを書き込むなど、各自が工夫して作成しました。それらのデータは全てクラウドで管理し、インターネット環境があればどこでも仕事ができる環境を整えました。
さらに「ジョブローテーション」でそれぞれの業務への理解を深め、実際にシミュレーションを行った上で仕組みを完成させました。当初、急な病気やケガ、 家族の介護などを想定した仕組みづくりでしたが、有給休暇取得の向上という結果を生みました。仕組みが整う前の 43.3％（2015 年度）から 72.2％（2018年度）に向上しています。今では、海外旅行や趣味、社会貢献活動などプライベートを充実させる社員が増え、仕事の効率やパフォーマンスを上げることに対する社員の意識が格段に上がりました。この仕組みをベースに今後、台風や豪雨などで出社が困難な場合に自宅などで仕事をするテレワークへの活用を検討しています。
当社では、今後3年間で現在の社員数50名から100名に倍増させることを計画しています。日々の社員のモチベーションを把握し、不満や不安の早期発見を目的に、５月より新ツール「カケハシboarding」を導入するなど、今後も当社のビジョンである“より良い働く環境をデザインするリーディングカンパニー”を目指していきたいと考えています。

【会社概要】
社名： 　　株式会社ＭＡＣオフィス
英文社名： MAC OFFICE INC.
代表：　　 代表取締役社長CEO　池野　衛（いけの　まもる）
事業所： 【東京オフィス】　東京都千代田区永田町2-11-1　山王パークタワー14F
　　　　　TEL03-5511-1881
　　　　【大阪オフィス】　大阪府大阪市中央区博労町3-4-15　心斎橋谷本ビル4F
　　　　　TEL06-4704-8705
ホームページ： http://www.mac-office.co.jp/
創業：　 　1966年
設立： 　　1990年6月5日
資本金： 　8,170万円
事業内容： オフィスの物件選定コンサルティング
　　　　　オフィスコンサルティング業務
　　　　　プロジェクトマネジメント業務
　　　　　オフィスの原状回復工事
　　　　　オフィス・インテリアに関わる、設計デザイン・内装・設備工事
　　　　　ビル共用部等のインテリアデザイン・内装・設備工事