医薬品・医療機器業界向け文書管理システム Perma Documentの新バージョンを提供開始 ～誤作業リスクの軽減と、複数利用者間での文書作成の効率化を推進～

株式会社野村総合研究所（本社：東京都千代田区、代表取締役社長：嶋本 正、以下「NRI」）は、主に医薬品・医療機器業界向けの、共同利用型文書管理システム「Perma Document（パーマ・ドキュメント）」の新バージョンを、10月29日に提供開始します。Perma Documentは2008年の初版以降、利用者の要望を反映して、定期的にバージョンアップをおこなっており、医薬品業界を中心に30社以上（2014年9月末現在）が利用しています。

新しいバージョン（Ver.3.1）では、医薬品等の研究や製造の現場で、誤った文書を参照してしまうリスクを軽減することや、文書を作成・更新する作業の効率化を図ることを、主要な目的としています。特長的な改善点は、以下の3つです。

■Office文書を自動的にPDF化する機能の追加で、きめ細かなセキュリティ制御が可能に

新バージョンでは、MS-Word・Excel・PowerPointフォーマット等の文書を登録する際に、自動的にPDF変換することが可能になりました。変換後は、当該文書はセキュリティや改ざんに対して保護された状態で保存され、利用者に対して公開する場合も、各利用者に付与された設定にしたがって、現在有効なPDFファイル（作業手順書など）に限定して表示することができます。さらに、表示したPDFファイル上に透かしでその文書の承認状況を表示できるため、その時点で無効な文書を元に作業をしてしまうリスクが減少します（図1を参照）。

このPDFファイルは、利用するPCに、ダウンロードせずに内容を表示・印刷させることができるため、極秘文書の拡散防止にも役立ちます。さらに、「表示は許可するがプリントは許可しない」といった、各利用者に付与する権限についても、以前のバージョンに比べて容易に設定できるようになりました。
　　　　　　
　　　図1：PC上でドラフト版の文書を参照した時の画面イメージ

■印刷した文書の承認状況が明確になり、電子文書と印刷物の一致に関する信頼性が向上

従来のバージョンでは、クラウド環境にある個々の電子文書の承認情報は、クラウド内でのみ各文書と関係づけられているため、文書を印刷した場合には、その文書の承認状況などがわからなくなっていました。新バージョンでは、承認情報などを文書の表紙、あるいは最後のページに自動印字できます。また、文書情報を各ページのヘッダーやフッターに印字できるため、ページ単位での差し替えを防止でき、電子文書と印刷物が一致していることへの信頼性が向上しました。

■複数利用者間でおこなう文書作成や更新作業の効率向上

PDFフォーマットで保存した文書について、ネットワーク経由で複数の利用者間で査読する際、査読者が付与したコメントをクラウド上のデータベースに保存することができます。このため、レビューの効率が向上します。また、レビューコメントの内容を表形式で出力できるため、最初の文書作成者が各コメントに対応する際の作業も効率化できます（図2を参照）。
　
　　　図2：PC上でコメントを付記した時の画面イメージ

Perma Documentの詳細については、以下のURLをご参照ください。
http://www.nri.com/jp/products/sangyo/healthcare/perma_document.html

なお、Perma Documentの利用料は、「データ量」と「各種利用者数」を基に計算され、最小の構成では月額10万4千円（税抜き）から利用が可能です。なお、今回新たに提供する機能の一部は、オプションサービスとして提供されます。

NRIは、今後もPerma Documentの提供や改善を通じて、医薬品・医療機器業界における業務を一層正確・迅速なものにすることで、業界の発展に貢献していきます。

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