プレスリリースの送付先の調べ方と送付時の注意点

プレスリリースをメディアに送る際には、どのようなメディアへ送るのか「メディアリストの作成」が必要であり「プレスリリースの送付先」を調べる必要があります。

では、プレスリリースの送付先はどうやって調べるのか？今回はプレスリリースの送付先の調べ方と調べる際や送付時の注意点を紹介します。

プレスリリースの送付先の調べ方は？

プレスリリースの送付先を調べるには、まずプレスリリースを送りたいメディアのWEBサイトにアクセスしましょう。

大手メディアであれば、「お問い合わせ」の欄に各種お問い合わせ方法が記載されており、その中に「プレスリリースなどの情報提供はこちら」と、プレスリリースの送付先メールアドレスが記載されているケースが多いです。

（ITmediaの例）

昨今では迷惑メールなどの対策も兼ねてメールアドレスを載せていないメディアもありますが、代わりに「情報提供受付フォーム」が設置されている場合もあります。メールアドレスなどの送付先情報がない場合は、専用の情報提供受付フォームから送りましょう。

送付先メールアドレスも情報提供受付フォームも無い場合は？

送付先メールアドレスも情報提供受付フォームも設置されていない場合は、「電話での問い合わせ」または「お問い合わせフォーム」からプレスリリースの送付先について確認しましょう。
お問い合わせフォームからプレスリリースの送付を指示されることもありますが、記事内容によって情報受付の担当者が異なる場合もあります。

適切な担当者に情報を送付するためにも一度確認するのが良いでしょう。

新聞社や雑誌などを発行する出版社の場合は、送りたい媒体の部署（報道部や運動部など）や編集部宛に、TV局であれば番組宛や制作会社へコンタクトを取りましょう。HPには各部署の電話番号が載っていないこともありますが、代表番号に問い合わせれば各部署の番号を教えてくれたり繋いでくれます。

また、「広報・マスコミハンドブック（PR手帳）」（発行：日本パブリックリレーションズ協会）や「マスコミ電話帳（発行：宣伝会議）」には、数多くのメディアの連絡先が掲載されていて、PR用語から広報としての注意点などの情報も載っています。

これから広報への取り組みを始めるという企業や広報初心者の方は一冊持っておくと便利です。

プレスリリース送付先一覧の記事を参考にするのはOK！しかし注意点も

「プレスリリース　送付先」で検索をすると、様々なメディアのプレスリリースの送付先メールアドレスがまとめられた「プレスリリースの送付先一覧記事」が見つかります。

記事の情報をもとにプレスリリースの送付先を収集するのも1つの手ですが、公開されている記事が古い場合や現在の情報と一致しないということも。 プレスリリースの受付方法自体が変更となっているケースもあるため、メディアの情報収集として参考程度にするのが良いでしょう。
プレスリリースは企業の公式文書と配信するため手間ではありますが、送付先の情報は各メディアのWEBサイトから収集することをお勧めします。

プレスリリースを送付する際や送付時、その他の注意点

メディアに合わせた適切な方法で送付。ばらまきは絶対にNG！

メールでの送付が主流となっていますが、業界や媒体によってはFAX、または郵送での送付を希望するメディアもあります。

それぞれのメディアに合わせた適切な配信方法でプレスリリースを送付しましょう。

尚、たくさんのメディアに取り上げてもらいたいという考えから、自社やプレスリリースの内容と関係のないメディアに送る行為といった行為、通称「ばらまき」は絶対にNGです。

プレスリリースが読まれないだけではなく、企業としての信用を失い、最悪の場合は今後一切の送付を拒否されてしまうこともあるので注意しましょう。

メール送付の際に時候の挨拶などは不要！メディアに読まれるためのプレスリリースの書き方

プレスリリースの受付メールアドレスとして公開されている場合、メールの本文冒頭に時候の挨拶などは不要です。

記者はタイトルやプレスリリース冒頭の結論で内容を読むか読まないかを瞬時に判断するため、メールの件名は簡潔に分かりやすいタイトルにし、本文の冒頭は5W2Hを意識した結論を先に書く「結起承転」の構成にしましょう。

プレスリリースの基本を押さえた書き方は以下記事を参考にしてみてください。

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【完全ガイド】プレスリリースの書き方とコツ

メディアリストは定期的なクリーニングを

送付先の情報や運営会社が変わっていないか、またメディアが終了していないかなど、メディアリストは定期的にクリーニングしましょう。

特に送付先の情報が個人記者の場合、担当業務が変わっていたり退職により既にメールアドレスが使用されていないこともあります。

4ヶ月に1回程度の頻度でクリーニングすることをおすすめします。

以上、プレスリリースの送付先の調べ方と送付時などの注意点についてのご紹介でした。

今回紹介した内容や注意点を踏まえ、正確な情報と適切なアプローチを持ってプレスリリースを送付しましょう。

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