あーもったいない！プレスリリース配信後の残念な対応例

渾身のプレスリリースを書き上げメディアへ配信！無事に配信ができた後は広報担当者がホッと息をつける瞬間ですよね。
記事掲載に繋がったかは後日確認するとして、とりあえずランチにでも…。そんな広報担当者も多いかと思いますが、その行動ちょっと待ってください！実はそんな何気ない行動1つで記事掲載のチャンスを逃してしまっている可能性があります

本日は、実際に記者の方から伺ったお話と弊社が提供するプレスリリース配信代行サイトドリームニュースで実際に起こったできごとを基に、プレスリリース配信後の残念な対応例を紹介します。

【電話編】配信後、すぐにメディアから連絡が入ったのに広報担当者が不在

プレスリリースに興味をもち、より詳細を知りたくなった記者は、電話で配信元企業に問い合わせをすることがあります。（記者によってはメールやFAXでお問合せすることもあります。）
特に原稿締め切りの時間に追われている記者は、「すぐにでも詳細を聞いて記事を書きたい！」と手っ取り早い電話を使うケースが多いです。
しかし、この時に広報担当者が不在だったらどうでしょう？
「問い合わせしても担当者がいないなら、別のリリースを配信してた企業だな」と記者はすぐに見切りをつけてしまいます。

【電話編】広報担当以外に対応出来る人がいない

先ほどに続きよくあるパターンがこれです。プレスリリースに興味を持ってくれた熱心な記者が、「他の担当者でもいいから詳細を知りたい」と聞いているのに、「担当者が不在で他に分かるものがおりません」こんな一言で自ら掲載チャンスを潰してしまうのです。
中には電話を受けた担当者が、自分の会社がプレスリリースを配信していたことを知らず、メディアからの問い合わせなのに塩対応してしまったなんてことも。これでは記者と良好な関係は築けませんよね。

【メール編】メールに対してのレスポンスが遅い＆無い

記者が問い合わせをする際、急ぎの場合は電話が多いのですが、メールでお問い合わせをすることもあります。（高解像度の画像が欲しいなどの要望）
最近は出先でもメールを確認できる状況を作り、すぐに対応をされている方も多いと思いますが、レスポンスが遅かったがために掲載に至らなかったなんてこともあるんです。
最悪の場合は、他のメールに埋もれて気付かなかったというケース。取り上げられたくてプレスリリースを配信しているのに、論外ですね。

また、これは実際に配信代行サービスを運営する弊社で起こった話ですが、記者の方から「プレスリリースの問い合わせ先にあった電話番号とメールアドレスに連絡しているが返事が来ず、一切連絡が取れない」という問い合わせをいただいたこともあります。
外出していることが多い場合などは、個人の携帯番号を入れるなど連絡が取れるようにしておきましょう。

以上が実際に起きているプレスリリース配信後の残念な対応例です。
以前お付き合いのある記者さんに伺ったお話では、「せめて配信した日は終日社内にいて、常に対応できる状態であってほしい。昼食や会議で席を外すこともできれば無い方が良い」というご意見も。

プレスリリース配信代行サービスを使われている企業さんの場合、配信代行会社が提携しているニュースサイトにプレスリリースが掲載されているので、そこからお問い合わせが入ることもあります。

いつどんなタイミングで連絡がくるかは分からないので、まずは広報担当者が直接対応できる状況を作り、難しい場合は広報担当者以外の社内のスタッフに情報を共有し、対応できる体制を作っておくことが大切です。
高解像度の画像を送るなんて準備して共有しておけば誰でも出来ることですからね！

プレスリリースマガジン編集部 by ドリームニュース

プレスリリース配信代行サービス「ドリームニュース」の運営スタッフがおくるプレスリリースマガジン。広報・マーケティング担当者向けにプレスリリース業界情報や、関連するwebマーケティング業界の最新動向や注目すべきおすすめ情報などをお伝えします。プレスリリースのノウハウがぎゅっとつまった、プレスリリースマガジンをよろしくお願いします。