ミス発覚！プレスリリース配信後における対応と訂正プレスリリースの書き方＆ポイント説明
プレスリリースマガジン編集部
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メディアから取材依頼・問い合わせに備えよう！広報担当者が知っておきたい準備と心構え
プレスリリースマガジン編集部
プレスリリースを配信した後、メディアからどのような反応があるのかドキドキしている広報担当者は多いことでしょう。
今回は、一般的によくあるメディアからの問い合わせ内容についてご紹介します。
実際にメディアから届くと想定される問い合わせメールの例も用意したので、イメージトレーニングとしてもお役立てください。
この記事の目次
1.調査データや画像データの使用許可
企業は、調査データや画像データの使用に関する方針を明確にし、必要に応じて使用許可を出すことで、メディアとの関係構築につなげることができます。
中でも調査報告のプレスリリースは日頃からメディアも関心が高いので、問い合わせの対象となることが多いでしょう。
下記のメールの【例）調査データの使用許可依頼メール】の中の「クレジット」とは、「◯◯調べ」のような、情報や著作物等の引用元（プレスリリースを発行した企業や組織名）を明示することを意味します。
特に生放送のテレビ番組が使用許可を求めてきた時は、放送予定日まで時間がないことが多々あります。問い合わせがきてから上長や法務部の判断を仰いでいたら、せっかくの露出のチャンスを失う可能性も。クレジットの表記方法、使用料の有無や価格についてはあらかじめ社内で決めておきましょう。
例）調査データの使用許可依頼メール
ご担当者様
お世話になっております。
△△テレビ「△△△」の番組を担当しております△△テレビ制作の△△です。
この度、当番組にて、株式会社□□様が発表されたプレスリリース記事の
「8割の人が勘違いしていた「△△△」！本来の意味を知っている人は△△業界に多い！？」
https://www.dreamnews.jp/press/0123/
を使用させていただきたくご連絡いたしました。
具体的には、当番組内「△△△調査隊」というコーナーにて 最新のユニーク調査として取り上げたのち、 コメンテーターの話題の題材とさせていただく予定です。
使用可能でございましたら、 クレジット・使用料等の条件について教えて頂きたく存じます。
なお、記事内にある調査グラフを放映することは可能でしょうか？
放送予定日が△月△日（△）につき、 取り急ぎ使用の可否についてご確認いただけますと幸いです。
お忙しい中大変恐縮ですが、 何卒よろしくお願いいたします。
2.追加情報や画像データの提供依頼
時としてメディアは、企業に対しプレスリリースには記載されていない追加情報を求める場合があります。
例えば、製品やサービスの優位性を裏付ける根拠となる資料や、製品仕様書といったプレスリリースには載せきれない情報などが挙げられます。また、高解像度の画像データや動画データなどを求められることがあります。
プレスリリースはA4用紙1〜2枚程度が適切と言われているため、メディアが求めるすべてのデータを盛り込むことができませんが、求められた場合は速やかに提出できるよう準備しておきましょう。
例）画像データの提供依頼メール
ご担当者様
先日ご紹介頂きましたプレスリリースで「△△△」を取り入れた記事を作成したいと考えております。
プレスリリースにあります商品画像なのですが、他に頂戴することは可能でしょうか？
可能であれば商品の周りに余白があるものが好ましいと考えております。
お手数ですがご確認いただけますと幸いです。
例）動画データの提供依頼メール
ご担当者様
いつもお世話になっております。
△△△担当の△△と申します。
本日ご案内いただきましたプレスリリース記事「△△△△」に関しまして、ぜひ弊社の△△コンテンツに掲載したく、可能でしたら動画データをいただけないでしょうか。
ギガファイル便などで送付いただきましたら、ご指定の解禁日時に公開させていただきますので
お手数ですがご検討いただけますと幸いです。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
3.コメントやインタビューの取材依頼
プレスリリースの発表内容に対して、メディアが企業にコメントやインタビューなどの取材を希望することがあります。メディアは企業に対して質問をすることで、他のメディアとは異なる「独自取材」が可能になり、ニュース価値をさらに深めることができるというメリットがあります。
テレビの報道番組などでは、取材記者が企業の広報担当者に対して電話取材やオンライン取材をしているシーンがよくありますね。
例）企業のコメントが加わったニュース記事の例
×月×日、国内△△最大手の株式会社◯◯は新サービス「□□□」を発表した。「□□□」は△△が△△できるサービスで、国内初の展開となる。
（略）
同社の広報担当者は、国内需要の背景について「これまで△△には△△という課題がありましたが、昨今の△△の増加が背景となり、△△の需要が一気に加速しました。」と話す。
4.サンプル貸し出しやデモ体験の依頼
プレスリリースには製品やサービスの特徴が書かれているものの、実際に記者が試した上でニュースにしたいというケースがあります。この場合、記者は企業に対して製品やサービスのサンプルやデモ体験を依頼することがあるでしょう。
発売前の商品はもちろん、大型の特殊機械やオープン前の店舗や施設など、実際に現地に赴かないと体験できないものなどが想定できます。
企業によって、メディアに対してサンプル貸し出しやデモ体験の案内の項目を設けているプレスリリースもあります。参考にしてみるのもおすすめです。
まとめ
いかがでしたか？
今回は、メディアからの一般的な問い合わせ内容をご紹介しましたが、内容はメディアのニーズや関心によって異なります。大切なことは、想定できる問い合わせ内容はあらかじめ洗い出し、それに備えておくことです。メディアとの良好な関係を築くためにも正確で素早い対応を心掛けましょう。
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