プレスリリースの問い合わせ先の重要性と記載すべき内容

プレスリリースを配信する上で、内容、タイトルや書き方、記事内で使用する画像などが注意すべき点としてよく挙げられますが「お問い合わせ先」の記載も大変重要な項目です。 今回は、なぜお問い合わせ先の記載が重要なのか？お問い合わせ先として適切ではない悪い記載例や良い記載例を交えて紹介します。

お問い合わせ先を記載する理由

プレスリリースは企業がマスコミ・メディアに対し、自社の活動を情報提供という形で送り、記事として取り上げてもらうことや取材誘致などに行うものです。

自分たちから情報を送るので、それだけで「お問い合わせ先（連絡先）」を記載するというのは当たり前のことですが、プレスリリースに興味を持ったメディアが内容について質問をしたい時、追加で画像をもらいたい時などに「お問い合わせ先（連絡先）」が必要になります。

WEBメディアの場合は送ったプレスリリースを元にそのまま記事化されるケースが多く、プレスリリースに対し問い合わせが無いこともありますが、新聞や雑誌、TVなどのメディアは記事化や報道を行う際に事前に内容について確認をすることがほとんどです。

また、媒体の種別に限らずメディアによっては「記事として取り上げたことを報告する」といのがルールになっている場合もあります。

以上のことも含め、プレスリリースの文末にお問い合わせ先を記載するのが暗黙の了解（プレスリリースにおいての当然のルール）となっており、お問い合わせ先の記載がないだけで信用を落としてしまう可能性もあります。

お問い合わせ先の悪い記載例・良い記載例

では、お問い合わせ先にはどのような情報を記載すべきなのか。まずは悪い記載例です。

はい、悪い記載例とは「メールアドレス」や「お問い合わせフォーム」のみしか情報がない場合です。
これではメディアも誰に連絡を取れば良いか分かりません。

また、メールだと返信までにタイムラグがあるため、電話で「今すぐに聞きたい」「確認を取りたい」という記者から敬遠されることもあります。

では良い記載例を見てみましょう。

担当者名や電話番号まで記載することで、メディアは誰に連絡をすれば良いのかが分かり、また急ぎで確認を取りたい時に電話で連絡をすることもできます。

上記の記載例でも十分ですが、さらに良くするのであれば

• 部署や担当者の名前まで記載する
• 対応可能な時間や担当者を複数名記載する、担当者の携帯番号も記載する

と良いでしょう。

また、メディアからの電話を受けた自社の社員が広報に精通しているとは限りません。
担当者名の記載が無いばかりに「広報の担当者にお繋ぎいただきたいのですが」というメディアからの問い合わせに対し、営業だと勘違いして断ってしまう可能性も考えられます。

名前まで記載することで、同じ名字の社員が複数いた時に「誰に繋げば良いのかが分からない」といった問題をクリアすることができ、担当者が複数名入れば1人が社外に出ている時や休みの場合でも対応することができます。

「お問い合わせ先の記載が無かったから」「担当者と連絡が取れなかったから」という理由で記事として取り上げられなかったというケースは実際にあります。

わざわざ配信元企業のHPを調べ、連絡先を探して問い合わせるなんてことは、忙しい記者の方たちがすることはありません。

広報として露出するせっかくの機会を逃さないためにも、プレスリリースには正しいお問い合わせ先を記載しましょう。

配信前にプレスリリースの審査を行っているドリームニュース

「ドリームニュース」では、プレスリリース配信規定に則り、配信前に専門スタッフがプレスリリースの内容を1件1件確認し配信をしています。
プレスリリースに記載する必須項目として「メディア向けのお問い合わせ先を記載すること」という基準を設けているため、お問い合わせ先の情報が無いまま配信されることはありません。

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